Wer sein Beileid zum Ausdruck bringen möchte, weiß oft nicht wie er es am besten formuliert. Man möchte seine Anteilnahme ausdrücken ohne jedoch in Floskeln zu verfallen oder allzu pathetisch zu klingen. Um diese sensible Gratwanderung hinzubekommen, empfiehlt es sich in einfachen und ehrlichen Worten zu schreiben. Für den Empfänger ist es wichtig und tröstlich zu erfahren, dass er nicht allein ist und Hilfe sowie Mitgefühl erhält. Zitate oder religiöse Formulierungen sollten nur dann verwendet werden, wenn sie einen persönlichen Bezug zum Verstorbenen oder Empfänger haben und wenn sich der Verfasser tatsächlich damit identifizieren kann. Ansonsten sollte man schreiben, was man fühlt und dem Empfänger dadurch mitteilen, dass man selbst einen Verlust spürt.
Meist besteht ein Kondolenzschreiben aus vier Teilen:
1. Persönliche Anrede:
Die direkte Ansprache hängt von der persönlichen Beziehung zum Empfänger ab:
Liebe Gisela,
Sehr geehrter Herr Schulz,
Liebe Familie Martens,
2. Anfangsformulierung:
Die Beileidsbekundungen gehören an den Anfang:
Zu dem schweren Verlust durch den Tod Ihrer Frau möchten wir Ihnen unser herzliches Beileid aussprechen…
Mit Bestürzung habe ich vom tragischen Tod Deiner Tochter erfahren…
Wir können immer noch nicht fassen, dass Dein Bruder uns für immer verlassen hat.
3. Würdigung des Verstorbenen, persönliche Erinnerung:
Es geht um Erinnerungen und besondere persönliche Züge des Verstorbenen:
Ihre positive Lebenseinstellung war uns immer ein Vorbild Ohne seinen Humor wird unser Alltag kälter sein
Er war mein bester Freund, ich werde ihn nie vergessen
4. Angebot der Hilfe und abschließende Grüße:
Eine Formulierung des Mitgefühls und ein Hilfsangebot sollten am Ende stehen Ich kann Ihren Schmerz nur ahnen
Wir fühlen und trauern mit Dir
Ich wünsche Ihnen viel Kraft
Ich bin jederzeit für Dich und Deine Kinder da